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キャンドゥー株式会社
Training & Development - An Expedition to Excellence -

“Tempus Fugit”
光陰矢の如し

  •  John Adair - タイムマネジメント

「タイムマネジメントができなかった」

・・・これは研修の振り返りで、とある参加者から出た教訓からの言葉です。

「タイムマネジメントって本当にどうすることなんだろう。」
本人にとっては切実な疑問であったと思います。

新人フォロー研修の最終場面。チームワークとその中で自分のできる貢献の仕方を考えることがテーマ。
キャンドゥーのモノづくり活動において、その彼はリーダー役として精一杯頑張ったものの、時間内に成果を出すことができず12名のチームメンバーと共に失敗に終わってしまいました。

確かに限られた時間で成果を出すことは非常に難しいことと感じます。
長引くミーティング、片付かない事務処理、あの資料も準備したかったのに気付けばもうこんな時間。
もっとクリエイティブなことに時間を使いたいのに。時間が足りない。
実際の職場でもよくあるシーンかもしれません。

果たして何が悪かったのか?どうすれば上手くいくのか?
そもそもタイムマネジメントとは何なのか?

その疑問を解決するひとつのヒントとなればと思い、ここにジョン・アデア氏のタイムマネジメントをご紹介します。

タイムマネジメントとは?

時間管理を以下のように定義します。

「目標達成を最優先に考え、時間を上手に使うこと」

時間を使って、下記をいかに実行するかポイントとなります。
◇ 自分がやりたいこと
◇ 自分がやるべきこと


時間管理は目的達成の手段であり、重要なのはあくまでも成果なのです。
そして時間管理が成功したか否かの判断は、仕事や私生活がどの程度充実したかで測ることができます。

時は金なり

時は金なり(=時間はお金と同じように大切な価値がある。無駄にしてはいけない)
人生の意味はあとで振り返ってみないと分からないというのは本当ですが、一方で、時間と目的の捉え方次第で、人は人生をいかようにでも形作ることができるというのも事実でしょう。
仕事の計画立案で何よりも重要なことは時間の計画を作り上げることです。
つまり、失敗に終わるような計画を立てては行けないということです。
自分の時間の使い方だけでなく、自分の影響が及ぶ範囲においても、すなわち周囲の人間の時間の使い方に関しても当てはまります。
時間は賢く使うこと。

時間管理に対する基本姿勢

自問自答してほしい、以下のことが実践されているか?

・仕事上の自分の役割が何かということを理解し、どうすればその成果が上がるか分かる
・自分だけでなく自分の他のメンバーのためにも、時間をかけて考え、計画を練り上げる
・仕事の目的がはっきりしている
・仕事と私生活の間の理想的なバランスを知り、それぞれに必要な時間を認識できている

時間管理で避けるべきこと

・仕事を自分で抱え込む
・仕事の段取りが悪い
・重要事項を先送りする
・効率の悪いミーティングを開く
・方針のないまま組織を運営する

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原則1.自分流の時間感覚を磨く

先ず、いま自分が時間をどのように使っているのかを知ることから始まる!

1-1.日誌をつける
何に時間を割いているか記録(日誌)を付ける。
1日を15分単位に分け、1週間ほど記録し、3〜4日ごとに見直しする。


1-2.何に時間を奪われているか?
自分の時間が何に使われているかを理解したら、仕事のやり方と仕事をするタイミングを変えること。
参考)IBMの調査
平均的な会社幹部は仕事の時間の半分以上を次の4つの業務に割いている
① 会議、打合せ
② 資料読み、資料作り
③ 電話
④ 移動

1-3.時間の節約方法を考える

1-4.時間の使い方を分析し、改善する

急な用事、ミーティング、移動、メールのやりとり等に対処の仕方を変えてみる
① 仕事の優先順位、中心となる職務をハッキリと理解した上で、そ れに沿った時間の使い方をする     
② 重要度の低い作業を抜き出し、不要な業務、非生産的な業務を徹底的に排除する
③ あらゆる「空き時間」(ミーティングや他人の要求に影響されない時間)を寄せ集め、自分自身にとって有意義な時間を作り出す。
④ 他のメンバーの迷惑にならない限り、作業は簡略化する
⑤ 他のメンバーに任せられる作業は自分でやらない

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原則2.長期目標を決める

自分が所属する組織の事業目的と自分の任務の目的を明確にすること。
自分の時間を何に使うかをハッキリさせる必要がある。
組織が達成したいことと望む成果を踏まえた上で、長期目標を立てることができ、目標達成に向けて自分が果たすべき役割を決めることができる。

2-1.組織の事業目的、自分の任務の目的

「組織の存在理由は何か」を考え、組織の事業目的を書く
「自分の任務はなぜ必要なのか」を考え、自分の任務の目的を書く

2-2.自分に問い掛ける

長期目標と事業戦略を踏まえたうえで、自分の役割を確認するためには、自分に次のような問いを掛け、じっくりと考えてみることが必要

Where : 自分達はどこにいるのか? 3〜5年後はどこまで進んでいたいのか?

What : 自分達の強みと弱みは何か?

How : どのようにすれば改善が図れるか?どのようにすれば自分達が目指す水準に到達できるのか?

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原則3.中期計画を立てる

・主要責任分野
・責任分野ごとの目標
・目標達成のための時間配分
・目標達成状況のチェック

3-1.SMARTER ×2 〜短期・中期での改善を図る〜

Specific
Measureable
Agreed
Realistic
Time-bounded
Evaluated
Reviewed

Strategic
Meaningful
Attainable
Rewarding
Teambuilding
Empowering
Rewarding

3-2.時間管理の真の改善に向けて

改善度合いを測定し、評価するには次の3つの要素も考慮すること。

1. 時間 : 時間の使い方を改善する

2. 仕事の質 : レベルダウンしないか

3. 経費 : 経費が上昇しないか

3-3.中期計画の Plan-Do-See キーポイント

Plan : 計画を立て、その通りに実行に移せること
Do : 目標達成に向けた道筋から外れないよう、変化には柔軟に対処し、順応生を発揮すること
See : 明確な目標を設定し、一定の間隔で進捗を見直すこと
自分が参加する仕事の、中長期的な流れを知り、中期目標と長期目標がどのように関わっているかを理解すること

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原則4.一日の計画を立てる

一日の計画を立てる際の大原則は、計画の概略を1週間前に作ってしまうということです。
細部については、前日か前夜、あるいは当日の朝一番に決定しましょう。
一日の計画を組み立てるときは、緊急性と重要性によって、優先順位を付ける必要があります。自分が付けた優先順位によって時間を割り振っていけば、重要な任務に精力を傾けることができるでしょう。これが時間管理のコツです。

4-1.緊急性・重要性のマトリックス

重要度を縦軸、緊急度を横軸とし、その高さから4つのマトリックスを作ってタスクを考慮する

         緊急度  高     ←      低
重要度

高         優先度①     優先度②
          重要かつ緊急        重要であるが、
                            緊急度は低い




      優先度③     優先度④
低         緊急であるが、       重要度は低く
          重要ではない        緊急度も低い


このマトリックスを使えば、自分の仕事を4つのカテゴリーに分類することができる
①今すぐやるべき仕事
②効率の上がる時間対が必要だが、進め方をよく考えるべき仕事
③ともかく早めにやるべき仕事(時間帯を選ばない)
④あとでやればよい仕事、または他のメンバーに委任すべき仕事

4-2.一日の行動計画立案のルール

・業務のリストアップ
・優先順位付け
・順位に従って時間配分
 - 計画立案は前日最後の業務、または当日最初の業務
 - 重要性が高く、早急に始めるべき仕事とやりかけの仕事を全部集めて、何から着手するか判断する
 - 主な業務内容をすべて書き出す。前日、当日その週の業務計画との関連性を配慮する
 - 主要業務内容に優先順位を付け、それぞれのマトリクスの4つのカテゴリーのうちのどこに入るかを考える
 - 同じような業務は一つに括る(電話連絡と手紙のやりとりなど)
 - 最優先の仕事を何時やるか決定し、そのための時間を確保する
 - 残りの仕事をどう処理するか判断する
 - 自分が参加する仕事の、中長期的な流れを知り、中期目標と長期目標がどのように関わっているかを理解すること

4-3.一日の計画立案のコツ

・重要なことは、最優先業務だけは少なくとも遂行できているのかどうか?
・もし遂行できていないのであれば、次の点を考慮する
・あまりに多くの仕事をしようとして、非現実的な計画を立てていないか
・仕事を始めるに当たって準備ができていないということはないか
・仕事の定義が曖昧ではないか
・必要な情報が不足していないか
・制限時間に押され、注意散漫になっていないか
・困難を感じたり、面倒くさくなったりして、仕事の遂行をあきらめていないか

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原則5.最も効率のあがる時間帯を最大限有効に活用する

一日のなかで、常に他の時間帯よりも能率があがる時間帯というものがあるはずです。

5-1.パレートの法則

「全体の中で重要なのは、比較的小さな部分である」

人は20%パーセントの時間で成果の80%を生み出している
最も能率があがる時間帯(つまり、頭がすっきりして、理論整然と考えられる時間)を最大限有効に使うためには、仕事のタイプごとに、一番能率が上がる時間帯を探し出す必要があります。

5-2.あなたは、朝型・昼型・夜型?

短期的な記憶は、午前中の方が良く働くと言うことを知っていますか?
言葉や数字を扱う仕事は午前中に行っていますか?
最も身体が機敏に動くのは正午であり、手作業は午後の方が上手く行くことを気付いていますか?

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原則6.デスクワーク(事務処理仕事)を整理する

6-1.邪魔が入るのを防ぐ

・人と会うときは、可能な限り相手のオフィスで会う(オフィスを出る時間を自分で決められる)
・不意の来客の場合は座らず立って対応する(相手の滞在時間をコントロールできる)
・時間を常に気にする(どのくらい時間を割けるか相手に告げる、次の打合せの予定に言及する、目立つ位置に時計を置く)
・要点から逸脱しない。主要な話題から関係ない話題へと飛ばないようにする
・愛想良く、しかし断固たる姿勢を取る

6-2.書類仕事を片付ける

・目を通すのは、検討すべき書類だけにしているか
・机の上に無関係な書類を置いていないか
・書類は一回で決済しているか(これを徹底すれば、1日1時間、1年で220時間節約できると言われている)
・書類仕事に優先順位をつけているか(対処が必要、情報としての保管、読めば十分、読まずに破棄、など)
・他のメンバーに回す書類量を抑えているか
・書類のポイントを素早く探し出して、斜め読みすべき箇所と熟読すべき箇所を見極めているか

6-3.デスクワークの時間管理に役立つ改善項目

・仕事のしやすさ、居心地、効率を優先してオフィスを整えておくこと
・机に余計なモノを置かない(同時に2つ以上の仕事に手を付けないことが集中の鍵。机の上にはその時点で取り組んでいる仕事だけが載っているようにすること
・効率的な書き方を心掛ける(ポイントを押さえ、簡潔に書く。論理的になるよう、考えを整理する)
・電話のやりとり
 - 電話を掛ける前に相手に伝える内容をあらかじめ考えておくようにする)
 - 伝えたい一番のポイントは何なのか!
 - 電話を掛けるのも受けるのも時間帯を絞り込む
 - 話しを短めにしやすいので、通常は1日の終わりが良い。
 - 電話のやり取りは4分以内に抑えること
・アシスタントが付いているなら、メール、電話、面会者はすべてアシスタントに対応してもらうか、アシスタント経由にした方がより効率的に対処できる。

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原則7.ミーティングを上手に運営する

時間を大切にする人は、ミーティングを開く際、次の3つ点が気になるでしょう

1.本当にミーティングを開く必要性があるか
2.どの程度時間を(特に自分の時間)をかける価値があるか
3.定刻に始まり、定刻に終わるか

リーダーはミーティングを開くことで、どれだけのコスト(自分を含めた参加者の時間的コスト)がかかるのか、それに見合う結果が得られるかについてハッキリ認識していなければなりません。
例えば人件費を見ると…
年収1000万 1日/4万2000円 1時間/6000円
年収500万 1日/2万1000円 1時間/3000円
年収250万 1日/1万500円 1時間/1500円

7-1.効果的なミーティングの開き方

・効果的に運営できる人は、どんなポイントを押さえているでしょうか?
 - 準備を怠らない(出席者の選定、予定表や資料の事前配付)
 - 各種締め切り、およびミーティングの予定をあらかじめ設定し、これを変更しない
 - 議事録は簡単で、行動志向的な内容とする(参加者に責任を割り当てる)
 - 成果をはっきり見える形で示す(全員で成果を共有する)
・ミーティングが有効かどうか、絶えず見直しを行う
・ポジティブな側面に重点を置く
・主催者は審判として公正に振る舞う


7-2.ミーティング前の確認事項

・ミーティングをなぜ開くのか
・ミーティングを開かないと、どのようなことが予想せれるか。または、ミーティングを開くことで、どのような成果を得るべきか
・誰が出席すべきか
・どれくらいの時間をかけるべきか、そしてどのような内容にすべきか
・開催時期はいつにするのが一番よいか

7-3.アデア流、5つのミーティング定義

ミーティング開催したら、先ず、ミーティングの種類を特定する必要があります。

① ブリーフィング
  …情報を伝達、共有するため、および重要ポイントを明確にし、他の人の意見を取り入れるために行われうるミーティング

②諮問会議形式
  …いろいろな意見、助言を集め、アイデアをまとめたり、共有したりするために行われるミーティング

③協議会形式
  …特定の問題について、意見の相違をこくふく市、決定責任を参加者が共有するために行われるミーティング

④委員会形式
  …共通の関心事について見解の相違がある場合、各部署の代表者が集まり、投票を行って妥協点を探り、調整することを目的に行われるミーティング

⑤折衝形式
  …自分達の利益を追求する団体どうしが、交渉を通して妥協点を導き出すために行われるミーティング

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原則8.効率よく仕事を任せる

・仕事を任せるということは…
 - 他の人に仕事を委任し、あわせてその職務の権限を与えるということ
 - 仕事を任せる場合は、それが決して職務放棄でないことをハッキリさせる必要があります
 - 権限を他人に引き渡すだけでは、責任の回避でしかありません

・仕事を任せるメリットは、自分の主要業務により多くの時間を割けることと、部下の育成に役立つことです。
・経営や指導により多くの時間を割き、次のような業務に集中することが可能となります
 - 経営戦略や事業開発
 - やっかいな問題の解決
 - 人事、人材開発、教育
 - マーケティングおよび品質に関する課題への取り組み
 - オフィスを離れて、スタッフや顧客からの自分のビジネスについて意見を聞くこと
 - より多くのスタッフとコミュニケーションを取ること

8-1.どの仕事を委任するか

他人に仕事を任せられないCEO。
ヨーロッパ5カ国で行われた調査よると、CEOが自分の仕事を委任しないおもな理由は次の7つ!

1. リスクが伴う
2. 仕事に楽しみを感じている
3. 机の前に座り考えることをする気にならない
4. 仕事が遅くなる
5. どんなことでも自分で管理したい
6. 部下が自分を追い越せるかが疑問だ
7. 「自分以上に仕事のできる人間はいない」

8-2.上手に仕事を任せるには?

重要な5つのポイント
1. 委任する仕事にふさわしい人選をする
2. 委任された人間を訓練する
3. 仕事の状況説明を十分行い、委任する仕事がなぜ必要なのか、どのように遂行すべきかについて相手が理解していることを確認する。また、会社の事業目的、方針を確実に伝える
4. 口出しをしない。一歩下がってサポートする
5. 合意に基づいて、進捗状況を一定間隔でチェックすることにより、感情的になることなく、思いやりのあるコントロールを行う

8-3.委任のチェックリスト

✓ 夜、または週末、家に仕事を持ち帰ることはない。また、1日9時間以上働くことはない

✓ 委任できる(すべき)にもかかわらず、まだそうしていない仕事はない

✓ 委任した仕事の内容をはっきり説明しており、求められる成果について、委任されたスタッフが理解していると確信できる

✓ 特に無理せずとも、他人を信頼できる

✓ 仕事と併せて職務権限も委譲している

✓ 委任した仕事は他の誰がやってもうまくいかない、などとは思わない

✓ 計画立案や問題解決の全プロセスに仕事を委任した相手を参加させている

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原則9.特定の用件に割り振られた時間を有効に利用する

9-1.時間の隙間を有効活用する

・何をするかが決まっている時間(移動や食事の時間など)を活用することで仕事の達成度を向上させることができる。
・移動の時は、資料を読む、書類を書く、考えをまとめる、ミーティングの準備をする、電話をかける、「改善」活動に関するオーディオを聴くなど

9-2.隙間時間もスケジュールを立てる

・何をするか決まっている時間であっても、本来やるべきことを並行して生産的な活動ができるよう、スケジュールを立てるべきです
 - ルーティンワーク(着替え、洗顔、ひげ剃り、食事など)の時間はオーディオを聴いて自分に刺激をあたえる
 - 待ち時間を無駄にしない
 - 移動時間を生産的な活動に利用する
 - テレビを見ることに毎晩あまり多くの時間を費やさない

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原則10.健康管理を怠らない

時間管理とは 「自分が利用できる時間を最大限確保すること」 であると同時に、 「その時間を賢く使うこと」 でもあります。

ということは…

「心身の病気によって時間が奪われないように、対策を講じておくこと」が肝要です。

長期にわたって効率よく力を発揮できるよう、常にエネルギーを充電して、自分の活力を高いレベルに保つことが不可欠です。

10-1.活力を補充する方法

睡眠  … 十分睡眠を取っているだろうか(8時間が基本)

休日  … 休暇の日数をすべて消化し、楽しんでいるだろうか

考える時間  … 毎日数分でもよいから、自分の人生、仕事について考える時間を持っているだろうか

運動  … 毎週どのようにして身体を動かしているだろうか(早歩き程度でよいので、1回20分、週3回を目標にしよう)

食生活  … 食欲に任せ、好きなだけ食べたりしていないだろうか(総べて控えめにすることが重要)


10-2.ストレス

時間とストレスは車の両輪です。
どちらか一方の管理が不十分だと、全体のバランスが崩れてしまいます。

自分や他のメンバーにストレスの兆候がないかどうか、常に気を付け、必要とあれば是正措置を取る必要があります。


ストレス要注意 兆候 行動パターン

✓ 怒りっぽくなっている
✓ 常に不安感や心配事がある
✓ 年中疲れている
✓ 消費量が増(酒・たばこ・薬物)
✓ 食べ過ぎ、または食欲不振だ
✓ 物忘れがひどい
✓ ユーモアのセンスに欠ける
✓ 吐き気、または失神の発作がある
✓ 睡眠パターンが不安定である
✓ 爪をかむ、チックなど神経質な癖が見られる
✓ 緊張する、頭痛がする
✓ 消化不良である
✓ 集中力に欠ける
✓ リラックスできない
✓ 物事にうまく対処できないと感じる
✓ 優柔不断である
✓ 運転が荒くなる
✓ 睡眠薬に依存している
✓ 理由もなく汗をかく
✓ すぐに泣いてしまう、泣きたくなる


ストレスの12要因を取り除く

1. 時間的制約 締め切り
2. 過大な作業負荷
3. 教育が不十分な部下の存在
4. 長時間労働
5. ミーティングへの出席
6. 私生活、社会生活に関するさまざまな用事
7. 最新のテクノロジーに追いつこうという気持ち
8. 組織の方針と自分の信念の間の溝
9. 自宅に仕事を持ち帰ること
10. 権力と影響力の欠如
11. 頻繁な出張業務
12. 自分の能力より低いレベルに合わせて仕事を続ける


ストレスから解放されるには?

・ ストレス対策を練る
  …ストレスの要因を探り出し、仕事場での過ごし方を変えるために何ができるかを考えてみる

・ 自分自身を表現する
  …自分が感じていること、自分の抱えている心配を人に話してみる
  …場合によっては自分のストレスの原因になっている人に直接話してみてもよい

・ 優先順位を考える
  …自分の生活バランスをチェックする。普段どのような活動を行い、何を優先しているかを調べる
  …必要であれば活動内容や優先順位を変更する

・ 自分ではどうにもならないことを受け入れる
  …自分で変えられることについては変える勇気を持つ
  …変えられないことは落ち着いて受け止める
  …賢くなって、その2つの違いが見分けられるように努力する

・ ネガティブな体験を踏まえて、自分の行動をポジティブな方向へ変化させる

・ 時間管理のスキルを利用して、自分の時間とその使い方を見直す
  …特にストレスの要因となる問題に対処するための時間を確保する
  …そして、問題点を排除しよう

・ 自分の幸福に感謝する
  …自分自身あるいは仕事の成果に関連して、満足していることをリストアップしよう
  …過去(あやまち)や未来(心配)ごとばかりを考えてはいけない

・ 自問自答する
  …起こりうる最悪の事態とは何だろうか?
  …自分はそれに立ち向かうことができるだろうか?
  …問題が起きたら、このように自問自答して、漠然とした不安感を減らそう!

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まとめ


✓ 自分で自分の時間の使い方を把握している

✓ 仕事の邪魔が入っても上手に対処できる

✓ ミーティングの議長を務めることを特に面倒だと思わない

✓ 書類仕事は手際よく処理できる

✓ 常に1日の予定を立て、仕事の優先順位を付けている

✓ 私生活においても、ビジネスにおいても、着々と目標を達成していると感じる

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あなたの時間が有意義になりますように。